ניהול ידע פוסט מספר 10

ראשית כל אסביר מהו ידע סמוי. ידע סמוי זה ידע קיים בארגון אך קשה מאוד להגדירו והמחזיק בו לרוב לא מודע לו או שלא יודע לנסחו ולבטאו במילים.

בכדי לשמר ידע סמוי יש לשפר את דרכי ההתקשרות בארגון והפיכתו לקהילה גדולה בה כל אחד יכול לשתף את הידע שלו ובכך הארגון יכול לתעל ותעד את המידע, עם זאת חושב לשמור על אבטחת המידע איננו רוצים שכל אח בארגון יוכל לגשת לידע זה ולכן נדרוש רק מקבוצת אנשים מוגדרת שיהיו חברים בקהילה החברתית הזו.

ניתן לשמר את הידע הסמוי על ידי תיעוד כמו תיעוד כתוב, סרטוני וידאו, הקלטות וכו' על ידי טיפוח ממלאי מקום שאותם יש להכשיר באמצעות הדרכה, ועל ידי הקמת קהילות ידע.

לא כל ידע סמוי ניתן לתרגום למערכת חוקים, כלומר קשה מאוד "לתרגם" ידע סמוי לגלוי, וברגע שפרט רכש ידע סמוי כלשהו הוא מצוי אצלו במצב "תמידי", אולי הוא ישכח אך ניתן להתאמן ולרענן את הידע הסמוי, בשונה מידע גלוי.

 

3 נקודות מההרצאה:

 

 1. הנזקים מאובדן ידע בארגון הם רבים: איבוד יכולת לקבל החלטות מבוססות ידע, איבוד יכולת קריטית לייצור\תכנון\פיתוח\שיווק - סיכוני איבוד ידע קיימים בכל מידרגי הארגון.

 

2. . מניעת אובדן ידע - כל מי ששיך לארגון למעשה צריך לדאוג במידת אחריותו שידע לא נעלם. כאמור, ידע אבוד גורם נזק לארגון. לעיתים הנזק גדול ועיתים הוא לא גדול, אך האחריות מוטלת על כלל הגורמים בארגון ויש לפקח ולנטר בכל שלב ובכל עת. 

 

3. עקרונות גיבוי קבצים: עלינו לגבות את הקבצים שלנו בשל תקלות תוכנה, תקלות חומרה וטעויות אנוש. ישנן 2 סוגי שיטות גיבוי:  

גיבוי דיפרנציאלי - זהו גיבוי אשר בו שומרים את כל הקבצים שהשתנו מאז הגיבוי המלא האחרון.גיבוי אינקרמנטאלי - זהו גיבוי אשר בו שומרים את כל הקבצים שהשתנו מאז הגיבוי האחרון.

בלוג 9

השאלה השבועית הינה:

1. ארגון גדול החליט למנות מנהל ידע ארגוני. מאיזו יחידה בתוך הארגון אתם ממליצים לקחת את מנהל הידע ?. נא לנמק
2. מה הקשר בין הקטע מהספר "הנסיך הקטן" לבין תרבות ארגונית ?

1.קודם כל אסביר על תפקידו של מנהל הידע הארגוני - על מנהל הידע הארגוני להיות בעל ידע נרחב בתחום, לקדם את ניהול הידע בחברה ולפתח ולתרום להטמעת ניהול הידע בארגון. תפקידו הנוסף הינו להכיר לעמוק את התהליכים העיסקיים, המטרות הvעסקיות ואת יעדי החברה בתחום ניהול הידע.
לכן, מי שיומנה לתפקיד זה עליו להיות מהדרג הבכיר של הארגון, אדם אשר מעורב במתרחש בחברה ומכיר מקרוב את המטרות והיעדים ויידע לנתב את הפעילות המתרחשת בחברה באמצעות שיפור, יישום ופיתוח ניהול ידע.

2.תרבות אירוגנית-תרבות ארגונית הוא מונח כולל לאוסף הערכים, הנורמות והמנהגים הקיימים בארגון.
התרבות האירגונית מכילה שני רבדים: רובד גלוי - דברים חיצוניים ומוחשיים. רובד סמוי - הנחות היסוד, הערכים החברתיים ונורמות ההתנהגות הנהוגים בארגון. בסיפור הנסיך הקטן, האסטרונום התורכי בא להציג את ממצאיו לפני הקונגרס האסטרונומי הבינלאומי, אף אחד לא קיבל והקשיב לדבריו ולא ניתן להן התייחסות מכיוון שהיה לבוש הצורה חריגה אשר לא היתה מקובלת, זהו בדיוק אותו מקרה כמו התרבות ארגונית כאשר מסתכלים על הרובד הגלוי, כל מי ששונה ובעל דעות או מחשבות אשר שונות ממה שהארגון מכיר, אין כלפיהן התייחסות כל עוד אותן דעות שונות מדעות הארגון.


3 נקודות חשובות מההרצאה:
1. לימוד קולקטיבי- לימוד קולקטיבי נועד על מנת לעזור בזרימת הידע בארגון מכיוון שלרוב הידע מועבר באמצעות דרכים לא פורמליות כגון דיונים ושיחות, נוצר צורך לשפר ולהרחיב את הידע הנלמד על מנת שיגיע לכל חברי הארגון. ישנם שתי שיטות ללימוד קולקטיבי- וירטואלי ופנים אל פנים.

2. קהילת ידע - קבוצה של אנשים שיש להם נושא משותף כלשהו, מיקצועי או ניהולי ואשר, מרצונם החופשי, משתפים ידע בצורה המאפשרת הפרייה הדדית ולמידה קבוצתית. תהליכי שיתוף הידע מתבצעים ברובם
בתקשורת – מפגשים ופעילויות וירטואליות. קהילות ידע הופכות את הידע הרלוונטי להן לחלק בלתי נפרד מפעילותן, ומשמשות למעשה כמאגר ידע דינמי.

3.תרבות ניהול הידע - הנחות היסוד, הערכים , התהליכים והנהלים החלים בארגון בהקשר ללמידה אישית וארגונית, שיתוף בידע, שימור של ידע, יצירה של ידע חדש, המשכיות ידע ושימוש חוזר בידע.

ניהול ידע פוסט מספר 8

השאלה השבועית לבלוג היא: הארגון החליט לצרף את תכתובת האימיילים שלו למערכת ניהול התכנים הארגונית. באיזה אופן הארגון יפעל כדי שצירוף זה יצליח ? 

המידע כיום המגיע מיילים הוא עצום, רוב התקשורות של ארגונים רבים מועברים באמצעות מיילים מה שנותן מוטיבציה חזקה לארגון לנהל את המידע המועבר במיילים אלו. תכתובות מיילים בבסיסם אינם נשמרים כמידע מובנה אלא מפוזרים במקומות שונים בארגון ובתצורה שונה.
לכן על מנת  שנוכל לנהל את המידע ממילים אלו על הבחרה לנקוט במספר צעדים: ראשית יש על החברה להגדיר נהלים להגנה וגיבוי של המידע על ידי מתן הרשאות שונות לכל עובד למיילים, מתן  הרשאות למחיקות ושינויים רק לעובדים מוסמכים למיילים אלו. דבר שני הגדרה מה מעלים ? אילו סוג תכתובות נעלה ואיך נעלה אותם, שוב המידע אינו מובנה ועל החברה להכניסו למבנה. דבר נוסף הוא נושא השרשורים האם להעלות את כל השרשורים או רק חלק כדי למנוע דואר זבל, אם כן איזה חלק להעלות וכ'.

שלב ההגדרותשל החברה הינו חשוב ביותר והוא זה שיגדיר בסופו של דבר אם ניהול הידע מהמיילים יצליח או לא, מידע שלא יישמר בצורה נכונה, או יתעוות, ימחק או ישתנה מכל סיבה שהיא יפגע בארגון. מידע שלא יעלה למערכת ויתפספ גם יפגע בארגון והמערכת תאבד את כל המטרה שלשמה היא הוקמה, לכן זהו שלב שעל הננהלה להשקיע בו ולהוציא נהלים ברורים מאוד לגבי תכתובות האימיילים.

3 נקודות מההרצאה:

1. ניהול תכנים ארגוני-תהליך של טיפול בתכנים המאפשר ביצוע מעקב, רישום ותיעוד באופן המאפשר שימור התכנים ואחזורם. ניהול תכנים נכון שומר את המידע הארגוני בצורה שתאפשר שימוש נוח ויעיל למשתמש בפעם הבאה.

2. חוק חתימה אלקטרונית: חוק זה משנת 2001 בא להגדיר מהי חתימה אלקטרונית מאובטח. חתימה מאובטחת תהיה כאשר מתקיימים התנאים הבאים לגביה:

1. ייחודיות לבעל אמצעי החתימה.
2. מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
3. הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי.
4. מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.

3. הצורך בשפה אחידה -  שפה אחידה משפיעה באופן ישיר על כל דבר המתרחש בארגון הן בצורת התכתבות במערכות השונות( אימיילים וכדומה) והן בכל דבר אשר קשור לפס ייצור הבנות של מערכות וכ', שפה לא אחידה עלולה לגרום להפסדים בארגון ולעבודה לא יעילה של העובדים.

בלוג 7

השאלה השבועית הינה:
הקמתם סטארטאפ חדש והגעתם לשלב בו דרוש לכם מימון משמעותי של כ 250,000 דולר. איזו שיטת מימון תעדיפו: חברת הון סיכון, בנק, מלאכים, מימון המונים ?
אחד הקשיים העומדים בפני חברת סטארטאפ הוא גיוס כספים ומציאת דרכי מימון. עם התפתחות הטכנולוגיה תחום הסטארטאפ מאוד התפתח והתקדם ולכן כיום קיימות מספר חלופות אשר יכולות להיות פתרון לבעיית המימון כגון : חברת הון סיכון, בנק, מלאכים, מימון המונים
אילו השיקול היה בידיי הייתי מעדיפה לעשות שילוב בין 2 אפשרויות: מימון המונים ומשקיעים פרטיים.
לכל שיטה יש את היתרונות והחסרונות שלה:
* משקיע פרטי לרוב יבקש אחוזים מרווחי החברה אשר יכולים להגיע לסכומים גדולים אך לעומת זאת במידה ויש חוסר וודאות או סיכונים רבים האפשרות האת יכולה להיות אופציה טובה. 
* מימון המונים על מנת לגייס מימון המונים עלינו לשכנע את ההמון כי הסטארטאפ הינו חיוני ויניב רווחים, כלומר, אין לי מחוייבות כלפי ההמון אך לעמות זאת בשיטה הזו יכול להיווצר מצב שבוא כלל לא נשיג מימון.
לכן, יש קודם כל להבין מהו סוג הפרוייקט שלך וכך להתאים אליו את צורת המימון. סטארטאפ בעל גורם סיכון כדאי להשתמש במשקיע וסטארטאפ שיש לו פוטנציאל לגיוס כספים כדי להשתמש במימון המונים.
3 נקודות חשובות מההצאה:
1.  מימון המונים - גיוס אינטרנט. בעקבות התפתחות הטכנולוגיה והתאוצה הגוברת בקרב התקדמות האינטרנט נפתחה צורת  גיוס כספים חדשה - גיוס כספים ישירות מהציבור לעסק ללא צורך בתיווך, עמלות וריביות.ישנם מספר אתרים אשר מאפשרים לבצע מימון המונים כגון kikstarter. באתרים הללו יש אפשרות גם למשקיעים להשקיע סכומים נכבדים בסטארטאפ כלשהו.
2.WIKI בארגונים - צורת יישום של חוכמת המונים היא יצירת WIKI בארגונים. באמצעות הWIKI ניתן ליצור דפים, לערוך ולשמור אותם על פלטפורמה אינטרנטית כשלמי שיש הרשאה יוכל לגשת אליהם ולערוך אותם או לשמור כרצונו.הויקי עוזר ללברה לשמור על המידע שלה בצורה נוחה, קלה ונגישה למשתמש.
3.חוכמת המונים- אם בעבר המידע היה דיסקרטי ולא מתפשט כיום הבינו כי שיתוף מידע הינה דרך טובה לפתרון בעיות. בעבר פתרון בעיות היה דבר מסובך ומורכב ואילו בשנים האחרונות הבעיות הפכו לקלות יותר ע"י שימוש בחוכמת המונים , כל אחד יכול לשאול בכל פלטפורמה אינטרנטית וברשת חברתית כל זוגיה או בעיה ויקבל מגוון רחב של פתרונות בזמן קצר ביותר.

 

בלוג 6

מה ניתן ללמוד מהריבוע ומהמעגל של גרטנר ולמה להשתמש בו בארגון?

 

 גרטנר היא חבה אמריקאית מחקר וייעוץ טכנולוגיות מידע. הריבוע מייצג סדרת דו"חות מחקר שוק. למעשה הקיבוע נועד לספק מבט כולל ולנתח את שוק המתחרים בצורה איכותית, על ידי בחינת המתחרים וכמה הם עומדים ביעדים, בחזון ובמטרות שהציבו לעצמם.

הריבוע אינו משמש את העבוד הפשוט אלא רק את הדרג הניהולי וההאסטרטגי של החברה, הדרג של מקבלי ההחלטות, כיוון שהוא עוזר להם להבין את מצב החברה ביחס למתחרים שלהם על ידי ניתוח שוק המתחרים.

 

המעגל של גרטנר נועד לנתח את הכניסה של טכנולוגיות חדשות. הוא נותן לחברה הצגה גרפית טכנולוגיות חדשות ואת הפוטנציאל שלהן בכדי לפתור בעיות עסקיות הקיימות באגון. המעגל של גרנטר עוזר לבכך להגשים את היעדים העסקיים של הארגון וכמו הריבוע של גרטנר משמש בעיקר את הדרג הניהולי והאסטרטגי כיוון שהוא כולל ניתוח של תיפיות חדשות או מול הטכנולוגיות החדשות של החברה ומתחריה ועוזר למקבלי ההחלטות ליצור תוכנית עתידית שתביא לפתרון הבעיות העסקיות

 

3 נקודות חשובות שנלמדו בהרצאה: 

 

XaaS -  X as a Service - זהו שירות הניתן דרך הענן. שם השירות יחליף את האות X.למשל, עבור תוכנה (Software) כשירות המתבצע בענןעם תוכנות ERP הדבר ייקרא SaaS .כמובן שישנן Xaas נוספים כגון : Iaas (InfraStructure as a Service) , PaaS (Platform as a Service.

 

זוהי פלטפורמה המציעה שירותי מחשבון ענן להרצה ופיתוח של אפליקציות, ועל ידי כך עוזרת לחברה לחסוף בהוצאות מחשוב שונים - PaaS     תכנית התאוששות בחירום(DRS-disaster recovery system - זוהי תכנית זאשר מפרטת כיצד הארגון צריך להגיב במקרה של אירוע לא שגרתי כגון נפילת שרת. לרוב הארגונים היום יש תכנית חירום למצב של קריסת מערכות, אך ישנם מצבי חירום נוספים שארגונים לא ערוכים אליהם די.

מעבר מ0.1 ל-0.2

השאלה השבועית היא :כיצד משתקף מעבר מארגון 1.0 לארגון 2.0 בשינוי אופן ניהול הארגון?

המעבר מארגון 1.0 לארגון 2.0  מתבטא באופן הניהול, בשיטת 1.0 שזוהי שיטת ישנה שכב אינה נהוגה כיום, המידע נשמר ברובו אצל המנהל ולא היה שיתוף מידע. בשיטת 2.0 שזוהי שיטה חדשה שכיום משתרשת בכלל הארגונים המידע נמצא הן אצל העובדים והן אצל המנהלים וכך שיתוף המידע הרבה יותר משמעותי ונרחב.כמו כן על מנת לבצע את המעבר יש לעשות שינוי במבנה הארגוןלעבור ממבנה ההיררכי למבנה ארגוני מרושת. אך יש לשים לב כי הרעיון החדש אינו מבטל את הרעיון הישן.

3 נקודות חשובות מההרצאה:

1. רשתות חברתיות בארגון

רשתות חברתיות הפכו להיות אחת האמצעים החשובים ביותר של חברה. באמצעות רשתות חברתיות יש לחברות אפשרות להגיע לקהל ידע נרחב יותר ובכל העולם. השימוש ברשתות חברתיות נובע מהובדה כי הן קיימות באינטרנט וכך כל אדם מכל מקום בעולם יכול להחשף אליהן , כמו כן השימוש ברשתות חברתיות נעשה נרחב וחלק בלתי נפרד מסדר ולכן החשיפה שהרשת החברתית יוצרת היא מהמשמעותיות ביותר. רשת חברתית פנים-ארגונית מהווה אמצעי מוצלח למיצוי שני המשאבים החשובים ביותר במאה ה 21 –אנשים וידע, ולכן עשויה לשמש באמצעי לצמיחה משמעותי בארגונים. רשתות חברתיות ארגוניות יעילות במיוחד גם לצורכי הדרכה וקליטה של עובדים חדשים.

2. מודל SECI: מודל זה מפורטים 4 שלבים ליצירת מידע 

א)Socialization- שיתוף: יצירת שיח משותף בצוותים. 

ב) Externalization- החצנה: הפיכת הידע מסמוי לגלוי. 

ג) Combination- שילוב: מינוף הידע הגלוי ע"י שילוב מידע וידע גלוי יחד לכדי דבר משותף. 

ד)Internalization- הפנמה: יישום המידע והטכנולוגיה שפותחה ע"י הפרט בדרך מסוימת, כך שהידע הופך לאישי – דהיינו לידע סמוי.

3.עיקרון ה- Ba-Ba הוא מרחב פיסי, וירטואלי ומנטאלי בארגון שמטרתו יצירת קשרים בין העובדים.

 Ba  הוא מרחב אשר עוזר ותומך בשיתוף והעברת הידע הארגוני.

בלוג 4

במפעל כימי נשפך חומר גלם יקר בעודף גדול לתוך הריאקטור. בתחקיר התברר שבחדר הבקרה של המפעל היו בלילה הקודם מס' התראות שווא על מפלס הנוזלים ולכן המפעיל ניתק את הגלאי.

נשאלת השאלה האם להעניש את המפעיל?

אני חושבת שהדבר הוא לא עניין של כן או לא מידיי, יש לבצע תחקיר מסודר ולענות על כל השאלות הרלוונטיות טרם ביצוע ההחלטה האם יש לפטר את המפעיל או לא.

הדבר הראשון שעלינו לשאול את עצמינו הוא למה נשפך חומר הכימי לתוך הריאקטור?  מהם הסיבות שהובילו לזה? ומי בשרשרת התהליך יכל/היה צריך למנוע את זה. הדבר השני הוא האם זהו המקרה הראשון מסוג זה שקורה, אם לא אז למה זה קרה פעם שעברה, מה היו הלקחים פעם שעברה והאם יושמו כמו שצריך או לא בחברה  - זהו סעיף שיכול לתת תשובה ללמה קרה מה שקרה שוב. 

דברים נוספים שחובה לבצע בתחקיר הם לבדוק האם זוהי פעם ראשונה שעובד מבצע פעולה כזאת? האם זו נורמה בחברה שמקובלת כבר זמן רב שכאשר יש הרבה התראות שווא אז אנו מכבים את הגלאי, ואם כן כמה זמן הנורמה הזאת כבר קיימת מבלי שאף שם לב, או שכן שם לב ובחר להעלים עין מהתופעה.

בסופו של דבר יש להגיע למסקנות ובכל מקרה חייב להיות אשמים במה שקרה ולא בטוח שהאשם הוא המפעיל, עונש הרתעתי ואף פיטורים למישהו חייבים להגיע כדי למנוע מקרים כאלה בעתיד אך גם שינוי נהלי החברה והגדלת הפיקוח והביקורת כלפי מה שמתנהל בחברה, כלומר יש להפיק לקחים מן האירוע ולראות מה הצכדים שיש לבצע כדי שמקרה כזה לא יחזור שוב.

שלוש הנקודות החשובות שלקחתי מן ההרצאה:

1.  מתי ואת מה לתחקר - על פי עיקרון פארטו אנו נבחר להתמקד באחוז   מסויים מהבעיות (לרוב 80%) ונתמקד בפתירן, כיוון שמשאבי הארגון מוגבלים נרצה לפתור את כל הבעיות המשמעותיות יותר לארגון.
עכשיו אין באפשרותינו לתחקר את כל הארגון ועל הכל, עלינו לבחור נושאים רלוונטים לכל גורם ולתחקר את עיקר הגורמים הרלוונטים מה גם שעודף תחקורים יגרום להתנגדות של העובדים מה שעלול לשבש את התחקיר.2. מותר לטעות, אך עלינו ללמוד מטעויות אלו, להשתדל לבצע מעקב אחר טעויות וכשלונות ולבצע צעדים על מנת להמעיט בטעיות אלה כמה שיותר וכדי שלא יקרו שוב בעתיד.

3. ההבדל בין תחקיר לחקירה - אנשים שנמצאים בתוך חקירה נוטים להתנגד, ומקבלים את ההרגשה ש"מחפשים" אותם, מחפשים את הטעויות שלהם וחמפשים אולי אף לפטר אותם. בתחקיר המצב הוא שונה, עלינו להסביר לעובדים שאנו מחפשים דרכים להתייעל ולא לחיפש אף אחד, המטרה היא לא פיטורים אלא רק ייעול תהליכים..