ניהול ידע פוסט מספר 8

השאלה השבועית לבלוג היא: הארגון החליט לצרף את תכתובת האימיילים שלו למערכת ניהול התכנים הארגונית. באיזה אופן הארגון יפעל כדי שצירוף זה יצליח ? 

המידע כיום המגיע מיילים הוא עצום, רוב התקשורות של ארגונים רבים מועברים באמצעות מיילים מה שנותן מוטיבציה חזקה לארגון לנהל את המידע המועבר במיילים אלו. תכתובות מיילים בבסיסם אינם נשמרים כמידע מובנה אלא מפוזרים במקומות שונים בארגון ובתצורה שונה.
לכן על מנת  שנוכל לנהל את המידע ממילים אלו על הבחרה לנקוט במספר צעדים: ראשית יש על החברה להגדיר נהלים להגנה וגיבוי של המידע על ידי מתן הרשאות שונות לכל עובד למיילים, מתן  הרשאות למחיקות ושינויים רק לעובדים מוסמכים למיילים אלו. דבר שני הגדרה מה מעלים ? אילו סוג תכתובות נעלה ואיך נעלה אותם, שוב המידע אינו מובנה ועל החברה להכניסו למבנה. דבר נוסף הוא נושא השרשורים האם להעלות את כל השרשורים או רק חלק כדי למנוע דואר זבל, אם כן איזה חלק להעלות וכ'.

שלב ההגדרותשל החברה הינו חשוב ביותר והוא זה שיגדיר בסופו של דבר אם ניהול הידע מהמיילים יצליח או לא, מידע שלא יישמר בצורה נכונה, או יתעוות, ימחק או ישתנה מכל סיבה שהיא יפגע בארגון. מידע שלא יעלה למערכת ויתפספ גם יפגע בארגון והמערכת תאבד את כל המטרה שלשמה היא הוקמה, לכן זהו שלב שעל הננהלה להשקיע בו ולהוציא נהלים ברורים מאוד לגבי תכתובות האימיילים.

3 נקודות מההרצאה:

1. ניהול תכנים ארגוני-תהליך של טיפול בתכנים המאפשר ביצוע מעקב, רישום ותיעוד באופן המאפשר שימור התכנים ואחזורם. ניהול תכנים נכון שומר את המידע הארגוני בצורה שתאפשר שימוש נוח ויעיל למשתמש בפעם הבאה.

2. חוק חתימה אלקטרונית: חוק זה משנת 2001 בא להגדיר מהי חתימה אלקטרונית מאובטח. חתימה מאובטחת תהיה כאשר מתקיימים התנאים הבאים לגביה:

1. ייחודיות לבעל אמצעי החתימה.
2. מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
3. הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי.
4. מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.

3. הצורך בשפה אחידה -  שפה אחידה משפיעה באופן ישיר על כל דבר המתרחש בארגון הן בצורת התכתבות במערכות השונות( אימיילים וכדומה) והן בכל דבר אשר קשור לפס ייצור הבנות של מערכות וכ', שפה לא אחידה עלולה לגרום להפסדים בארגון ולעבודה לא יעילה של העובדים.